Bij elke administratieve procedure worden formulieren gebruikt die ingevuld en ondertekend moeten worden. Deze moeten per post of per fax worden ingediend. Verzoeken ingediend per e-mail worden niet in behandeling genomen. Dit lijkt omslachtig, maar domeinnamen zijn voor organisaties een waardevol bezit. Het is daarom van belang dat met zekerheid kan worden bepaald dat wijzigingen door de rechtmatige eigenaar worden ingediend.

Bij domeinnamen zijn altijd ten minste drie partijen betrokken, namelijk:

• De houder (juridisch eigenaar van de domeinnaam, u dus);
• De deelnemer (de organisatie bij wie u de domeinnaam aanvraagt, wij dus);
• De registry (de organisatie verantwoordelijk voor het beheer van desbetreffende extensie).

Om spraakverwarring tussen deze partijen te voorkomen is het noodzakelijk dat aanvragen, overdragingen, opheffingen en verhuizingen eenduidig en correct worden vastgelegd. Ook daarom dienen deze wijzigingen via standaard formulieren ingediend te worden.